Ruim 1 op 3 kmo’s botst op tijdstekort om tijdig klaar te zijn met verplichte klokkenluidersregeling

Terwijl de wettelijke deadline voor het installeren van een intern meldingskanaal voor klokkenluiders voor ondernemingen met 50 tot 250 medewerkers met rasse schreden nadert, ondernam ruim 1 op 3 bedrijven nog geen stappen om het meldingskanaal op te zetten. 1 op 4 is zelfs niet op de hoogte van deze verplichting. Tijdsgebrek blijkt de belangrijkste hindernis te zijn om de klokkenluidersregeling te implementeren. 3 op 4 kmo’s verwachten bovendien niet dat het meldpunt een verschil zal maken. Dit blijkt uit een recente bevraging* van kmo’s door Accounting & Consulting dienstverlener Moore Belgium, in samenwerking met Moore Law.

Op het meldpunt voor klokkenluiders kunnen werknemers wantoestanden in het bedrijf over consumenten- en mededingingsrecht, de milieuwetgeving, de financiële regelgeving, witwaspraktijken, dataprivacy en de volksgezondheid kenbaar maken. Het gaat over meldingen waarvoor men nu niet terecht kan bij de vertrouwenspersoon of ombudsdienst.

De regeling werd eerder dit jaar verplicht voor alle andere bedrijven en organisaties met meer dan 250 werknemers en geldt vanaf 17 december ook voor ondernemingen met 50 tot 250 werknemers. Wie deze niet nakomt, kan gesanctioneerd worden met boetes tot € 48.000 en zelfs gevangenisstraffen tot 3 jaar. De sociale inspectie is bevoegd voor de controle of het bedrijf haar verplichtingen nakomt.

“Het is meer dan vijf voor twaalf voor ondernemingen met 50 tot 250 werknemers om actie te ondernemen. Er moet immers voorafgaand aan de start van het meldingskanaal overlegd worden met de sociale partners over de procedure en de opvolging van de meldingen. Er moet dan ook een heel beleid uitgewerkt worden, een loutere postbus of mailadres volstaat niet. Dit vraagt dan ook de nodige voorbereiding”, aldus Dylan Casaer, arbeidsrechtspecialist bij Moore Law.

Tijdsgebrek

2 op 3 bedrijven zijn op de hoogte zijn van de verplichting. De meest voorkomende uitdaging bij het instelleren van het meldingskanaal is volgens 1 op 3 van deze bedrijven het gebrek aan tijd (36%) en volgens 1 op 5 de complexiteit van de regelgeving. ​ ​ ​ ​

Ook bij de kmo’s die nog geen stappen ondernamen om het meldingskanaal te installeren, geeft bijna 1 op 2 aan dat zij de tijd niet hebben om dit te doen.

“Kleinere bedrijven hebben vaak niet de mankracht om dergelijke, vrij complexe, procedures tijdig en op een correcte manier toe te passen. Speciaal voor deze groep van kmo’s ontwikkelden we pakketten die de installatie van het meldpunt met bijhorende procedures vergemakkelijken”, zegt Dylan Casaer.

Geen verschil

Het opzet van het verplichte interne meldingskanaal is om werknemers aan te moedigen wantoestanden te melden met een betere bescherming tegen ontslag en represailles. Het versterken van een ‘speak-up’ cultuur op de werkvloer moet de transparantie en het vertrouwen versterken. De meerderheid van de bevraagde kmo’s gelooft echter niet dat het meldpunt een verschil zal maken. Amper 1 op 10 bevraagde ondernemingen verwacht dat het meldingskanaal een positieve impact zal hebben op hun werking. Een even grote groep denkt dat het eerder negatieve gevolgen zal hebben. Maar ruim 2 op 3 zegt dat een meldingskanaal voor klokkenluiders in hun onderneming geen verschil zal maken. ​ ​

“Het intern meldingskanaal kan zowel digitaal als fysiek zijn. Belangrijk is dat de anonimiteit van de melder beschermd wordt als die dat wenst. Bovendien moet het onderzoek van meldingen volledig vertrouwelijk gebeuren. Omdat de wet niet voorziet hoe het meldingskanaal eruit moet zien, kan het ook opgenomen worden door een onafhankelijke externe partij. Dit ontzorgt het bedrijf en waarborgt een professionele aanpak. Ondernemingen moeten er zich ook van bewust zijn dat een meldingspunt het management toelaat mogelijke problemen tijdig te detecteren en aan te pakken voor ze escaleren”, besluit Dylan Casaer.

*Dit blijkt uit de bevraging in november 2023 van 200 ondernemingen door Moore Belgium